ازاى ترتب مهامك وتنظم وقتك

 "حياتنا هي مجموع القرارات التي نتخذها كل يوم، وهذه القرارات تحددها أولوياتنا."

~ مايلز مونرو ، مؤلف ومستشار القيادة

هل تجد نفسك تقوم بمهام ومشاريع متعددة، وتشعر بالإرهاق، ولا تعرف من أين تبدأ؟ 

يمكن أن تكون المواعيد النهائية الضيقة والمهام التي تلوح في الأفق وأعباء العمل الثقيلة مخيفة. إنها تتركك غارقًا ومعلقًا، وغير قادر على معرفة من أين تبدأ، وفي النهاية تعرقل إنتاجيتك.

لكن لا تقلق! 

يعد تحديد الأولويات مهارة قوية ستساعدك على التحكم في سير عملك وتحسين الإنتاجية . يساعدك تقسيم  العمل إلى أجزاء يمكن التحكم فيها وتحديد الأولويات على كسر دائرة المواعيد النهائية الفائتة، والاندفاع في اللحظة الأخيرة، والمماطلة. 

ويعد تحديد أولويات المهام أمرًا بسيطًا - أعد التفكير في كيفية التعامل مع عملك وإنشاء عملية محددة تناسبك. فيما يلي سبع خطوات لمساعدتك على معرفة كيفية تحديد أولويات المهام المهمة وزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد.

7 خطوات لتحديد أولويات عبء العمل الخاص بك

1. اكتب جميع مهامك على ورقة :- 

 أولاً تحتاج إلى إخراج جميع المهام الخاصة بك من رأسك ووضعها على الورقة

ابدأ بتجميع قائمة رئيسية حرفية لعناصر العمل التي تحتاج إلى الاهتمام بها، وفرزها بناءً على ما يلي:

المهام اليومية: الواجبات اليومية، مثل الاجتماعات وتسجيل الوصول والرد على الاتصالات.

المهام الأسبوعية: عناصر العمل المتعلقة بالمواعيد النهائية للعميل أو العروض التقديمية أو معالم المشروع .

المهام الشهرية: المهام المتعلقة بالمشاريع والأهداف طويلة المدى.

إن إدراج مهامك كعناصر فردية على الفور يجعل عبء العمل الخاص بك أقل إرهاقًا. يدور الكثير من كيفية تحديد أولويات المهام حول معرفة ما هو موجود بالفعل على طبقك. 

ما يجعل المهام الشخصية مفيدة بشكل خاص هو أن مهام مشروعك تكون مرئية للفريق بأكمله، مباشرة أسفل مهامك الشخصية الخاصة تمامًا. من الناحية المثالية، يجب أن تكون المهام على مستوى فريقك عامة، ليس فقط من أجل المنظمة، ولكن أيضًا من أجل المساءلة.

2. تحديد المهام المهمة حقًا 

ليست كل المهام متساوية في الأهمية. ومع ذلك، من الطبيعة البشرية إكمال المهام الصغيرة والأسهل أولاً، بغض النظر عن أهميتها. ولكن هل تعلم أن الأبحاث تظهر أن التعامل مع هذه المكاسب السهلة أولاً يمكن أن يعطينا في الواقع إحساسًا زائفًا بالتقدم ؟

يجب عليك محاربة هذا التحيز في الإكمال وأن تكون مدركًا للأهمية المنسوبة إلى كل مهمة. 

كيف يمكن تحقيق ذلك؟ من خلال التمييز بين المهام العاجلة والمهام الهامة.

المهام العاجلة حساسة للوقت وتتطلب اهتمامًا فوريًا الآن، أو خلال الساعات القليلة القادمة، أو بحلول نهاية اليوم. لا يمكنك التغاضي عنها والمخاطرة بعواقب فقدان المواعيد النهائية.

المهام المهمة ليست دائمًا عاجلة ولكن يجب أن تكون مدرجة في قائمة المهام الخاصة بك. ليس عليك تنفيذها أو إكمالها اليوم، لكن لا يمكنك نسيانها.

اسأل نفسك هذه الأسئلة لتساعدك في تصنيف مهامك:

على من يؤثر هذا؟: على سبيل المثال، هل تؤثر المهمة عليك فقط؟ عملاؤك؟ قسمك أو شركتك؟ 

ما هي المكافأة أو نتيجة إكمال هذه المهمة؟: عقد عميل جديد؟ المزيد من الإيرادات؟ مشروع يتم إنجازه قبل الموعد المحدد؟

ما هو خطر عدم إكمال المهمة؟ : فقدان العملاء أو الإيرادات؟ هل فقدت التقدم في المشروع؟

بمجرد تحديد مستوى أولوية كل مهمة، هناك عدد قليل من الأساليب المختلفة التي يمكنك استخدامها لتنظيمها وإدارتها.

أكل الضفدع: ليس حرفيًا كما يبدو. وهذا يعني معالجة المهمة الأكثر تحديًا واستهلاكًا للوقت أولاً. في إدارة المشاريع، من المرجح أن يتم إدراج هذه المهمة على أنها "أولوية عالية". يمكنك بعد ذلك تحديد المهام المتبقية بناءً على الموعد النهائي أو التأثير أو المكافأة.

مصفوفة أيزنهاور: تسمى أيضًا مصفوفة عاجلة ومهمة، وتقوم أداة إدارة مشروع التصور هذه بتصنيف كل مهمة إلى أربعة أرباع بناءً على الأهمية والإلحاح - مهمة وعاجلة (افعل الآن)، مهمة ولكنها ليست عاجلة (جدول زمني)، ليست مهمة ولكنها عالة (مندوب). ، وغير مهم وغير عاجل (القضاء).

طريقة ABCDE: باستخدام هذه الطريقة، يمكنك تعيين مستويات الأولوية الأبجدية لمهامك: A (أولوية قصوى)، B (أولوية عالية)، C (أولوية متوسطة)، D (أولوية منخفضة)، وE (بدون أولوية).

أيًا كانت الطريقة التي تختارها، فإن الإدارة المناسبة للوقت هي المفتاح للبقاء منتجًا ومنظمًا خلال يوم عملك.

3. التزم بجدول زمني يعكس مهامك ذات الأولوية :-

من المحتمل أن يكون لديك تقويم يضم جميع الأحداث والمواعيد الخاصة بك. ولكن ماذا عن المهام التي تحتاج إلى إكمالها؟ هل تخطط لهم وفقا لأولوياتهم؟ خذ لحظة وانظر إلى ما خططت له في الغد. هل يعكس أولوية العمل الذي يتعين عليك إنجازه؟

إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد حان الوقت لوضع جدول يعكس المهام ذات الأولوية الخاصة بك.

إن إنشاء جدول زمني والحفاظ عليه هو الطريقة المثلى للبقاء على المسار الصحيح وتحسين أداء العمل . يمكنك توقع الأيام العصيبة، وتخصيص وقت للعمل المركّز، وتعيين تذكيرات يومية للبقاء على اطلاع بمهامك.

قم بجدولة أهم مهامك مسبقًا، بناءً على أولوياتها وتواريخ استحقاقها. قبل انتهاء يوم العمل، قم بوضع خطة لليوم التالي وخصص وقتًا كافيًا للتركيز على كل مهمة.

لكن لا تنس أن تترك بعض الوقت للمرونة في جدولك الزمني. لا يمكنك توقع كل مفاجأة، لذا تأكد من توفير مساحة إضافية للتنفس. خصص بعض الوقت للتخلص من التوتر أو الاسترخاء أو الذهاب في نزهة على الأقدام أو الحصول على بعض الهواء النقي.

يمكنك إنجاز الأمور بشكل أسرع عندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به ومتى، وهذا هو المكان الذي تصبح فيه الأدوات المناسبة في متناول يديك. Teamwork.com يجعل الجدولة وإدارة المهام أمرًا سهلاً. يمكنك إعداد التذكيرات وأتمتة المهام حتى لا تفوت المواعيد النهائية، بينما تساعدك طرق عرض اللوحة والتقويم على تصور مهامك وتحديد أولوياتها وفقًا لمستوى أهميتها.

4. قم بمعالجة المهام الأكثر كثافة والتي تتطلب مجهودًا كبيرًا أولاً :-

غالبًا ما تتطلب المهام ذات الأولوية القصوى، خاصة تلك التي لها مواعيد نهائية ضيقة، المزيد من الجهد والطاقة والاهتمام.

تذكر "أكل الضفدع"؟

بدلاً من أن تبدأ يومك بفحص رسائل البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي، قم بالتعمق في مهمتك الأكثر تطلبًا أولاً. تعامل معها بكامل التركيز والطاقة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية. بهذه الطريقة، يمكنك إكمال المهام الأكثر تحديًا قبل انخفاض مستوى الطاقة لديك.

بمجرد أن تبدأ المهام الصغيرة، سترتفع مستويات الدوبامين لديك، وستشعر بالرغبة في الاستمرار في القيام بها. قد يكون الأمر أكثر فائدة على المدى القصير، لكنه لن يكون مفيدًا على المدى الطويل.

5. ركز على مهمة واحدة في كل مرة (تلميح: حاول ألا تقوم بمهام متعددة)

"التركيز على شيء واحد دون انقطاع هو الطريقة التي تنجز بها عملاً ذا معنى."

~ نيت جرين ، مؤلف وخبير استراتيجي للتسويق

قد يبدو تعدد المهام خطوة ذكية، أليس كذلك؟

لكن محاولة حذف عدد كبير جدًا من المهام من جدولك مرة واحدة هي وصفة للإرهاق.

وكما لاحظت كليفلاند كلينيك، فإن حوالي 2.5% فقط من الأشخاص يمكنهم القيام بمهام متعددة بفعالية. بالنسبة لبقيتنا، فإن التوفيق بين مجموعة من المسؤوليات والمهام المختلفة كل يوم يؤدي إلى نتائج سيئة. 

وهذا أمر منطقي تمامًا في بيئة مكان العمل. إذا كنت تتنقل باستمرار بين التطبيقات والمستندات والبريد الإلكتروني، فمن المحتمل أنك تنجز القليل جدًا من العمل الفعلي.

نحن ندرك أن الجميع مختلفون من حيث الإنتاجية. ومن أجل الحفاظ على التركيز في العمل ، نوصي بمعالجة مهمة واحدة في كل مرة.

وبدلاً من ذلك، يمكنك استخدام استراتيجيات مثل تقسيم الوقت أو تقنية بومودورو لتفكيك تلك المهام الشاقة التي تؤثر سلبًا على عقلك.

6. اعترف بما يمكنك فعله وما لا يمكنك فعله بشكل واقعي

هناك الكثير من ساعات فقط في اليوم. إذا وجدت نفسك متوترًا بسبب مهمة وضيعة أو شيء ما يخلق كتلة ذهنية هائلة، فكن مستعدًا إما للتخلي عنها أو تأجيلها للغد عندما تكون منتعشًا.

نحن لا نقول أن تهمل عملك، بل كن واقعيًا. أصبحت الشركات والفرق اليوم أكثر حساسية تجاه الإرهاق ، وهي محقة في ذلك. 

من المؤكد أنك لا تؤثر على بقية عمل فريقك أو تفقد العملاء أو الإيرادات المباشرة، فامنح نفسك بعض المرونة.

7. إذا كان ذلك ممكنًا، اجعل تحديد أولويات المهام مجهودًا على مستوى الفريق

إن معرفة كيفية تحديد أولويات المهام لا يجب أن يكون عملاً منفردًا. على سبيل المثال، يجب على الفرق اليوم تمكين العاملين من:

قم بتوصيل المشكلات أو الأسئلة حول المواعيد النهائية والمهام المعينة

التعاون والاتفاق على المواعيد النهائية ونطاق العمل والأدوار

أنجز عملاً عميقًا وركز على المهام دون انقطاع